一、請款單、報價單與發票
三張紙，三種功能，常被混在一起用。
| 文件 | 性質 | 時點 |
|---|---|---|
| 報價單 | 談價格用。構成要約，對方接受契約即成立。 | 成交前 |
| 請款單 | 通知對方該付多少錢、什麼時候付、匯到哪裡。不是會計憑證。 | 交付或完工後 |
| 統一發票 | 法定的銷售憑證。客戶憑它入帳、扣抵進項稅額。 | 依開立時限規定 |
客戶的會計要的是發票，採購或承辦要的是請款單。兩張一起送，對方走內部流程會快很多。報價單的寫法見另一篇。
二、必備欄位
- 雙方資料：客戶名稱要與公司登記名稱一致，否則對方請款系統可能卡住。
- 請款單號：對帳時的依據，也方便你自己追。
- 請款日期與付款期限：期限直接寫日期，不要只寫「月結三十天」讓對方自己算。
- 項目明細與金額：與報價單或合約的項目對得上，數字不要重新拆分。
- 稅別：含稅或未稅要標示清楚，並把稅額獨立列一行。
- 匯款資訊：銀行、分行、代號、帳號、戶名。
- 發票號碼：已開立的話填上去，對方對帳最快。
- 對方採購單號：有的話一定要填，很多公司沒有這個號碼不會付款。
三、發票什麼時候開
不是想什麼時候開就什麼時候開，營業人開立銷售憑證有時限規定，常見的兩種：
| 業別 | 開立時點 |
|---|---|
| 買賣業 | 於發貨時開立。但先收取貨款者，於收款時開立。 |
| 勞務承攬業 | 於收款時開立。 |
收訂金就要開發票。這是最多人踩的一條。談好分三期收款，第一期訂金進來的當下就該開那一期的發票，不能等全案結束一次開。事後被查到要補開、補繳營業稅，還可能有罰鍰。
另外，發票一旦開立，該期的營業稅就要申報繳納，跟客戶有沒有付錢沒有關係。這是下面兩段要處理的問題。
四、帳期怎麼約定
常見的帳期有貨到付款、月結三十天、月結六十天。所謂月結六十天，通常是指當月的請款於次月結算，再往後六十天付款，實際等待時間可能接近三個月。
- 先確認對方的請款截止日：很多公司規定每月幾號前送件才列入當月結算，晚一天就整整延一個月。
- 票期要問清楚：對方若開票支付，還要加上票期天數。
- 金額大的案子分期收：帳期越長，越應該把訂金比例拉高。
- 養成月對帳的習慣：每月寄一次對帳單，把未收款項列清楚，比事後追討有效得多。
五、匯款資訊的細節
- 戶名要與公司登記名稱一致：用個人帳戶收公司的款，對方可能無法付款，帳務上也容易出問題。
- 寫上銀行代號：對方承辦省一道查詢。
- 註明手續費由誰負擔：金額不大但常有爭議，寫清楚就沒事。
- 帳號變更要用電話確認：近年變造請款單、改匯款帳號的詐騙很多。收到「廠商改帳號」的通知時，一定要用原本留存的電話回撥確認，不要回信上的號碼。
六、收不到錢怎麼辦
- 先確認流程：很多時候不是不付，是請款單沒送到會計、或缺了採購單號。打一通電話比寄十封信有用。
- 書面催告：以email或存證信函定期限催告付款，同時保留送達證明。這是後續主張的基礎。
- 支付命令：向法院聲請，費用低、程序快。債務人收到後二十日內未提出異議，就可以作為執行名義聲請強制執行。
- 小額訴訟或一般訴訟：金額十萬元以下適用小額程序，相對簡便。
要提醒的是，請求權有時效問題，不要一拖再拖。開始催收前，先把合約、報價單、驗收紀錄、請款單、對話紀錄整理齊全，這些才是能證明債權的東西。
七、呆帳的稅務處理
錢真的收不回來時，帳上的應收帳款要處理。稅法上認列呆帳損失有要件，常見的情形包括債務人倒閉、逃匿、和解或破產，以及應收帳款逾期一定期間，經催收仍未收取本金或利息者。
重點是催收的證明要留下來：存證信函、法院文件、往來紀錄。沒有這些，帳上認列的呆帳在查核時可能被剔除，等於損失沒認到、稅還照繳。
至於已經開立發票、已經申報繳納的營業稅，並不會因為收不到貨款而退還。這也是為什麼帳期與訂金比例要在簽約時就談好。
八、用工具直接開單
我們把請款單做成了線上工具：項目自動加總、含稅未稅一鍵切換、付款期限由天數自動推算日期、匯款帳戶與發票號碼一併列印，金額自動換算中文大寫。公司資料存成草稿，下次載入只要換客戶與項目。
開啟請款單產生器 帳款與發票有疑問，找我們討論本文依撰寫時的法令整理，相關規定可能調整，實際適用請以財政部最新公告及法院見解為準。催收與訴訟涉及個案事實，內容僅供一般參考，不構成法律或稅務意見；個別情況請洽詢本所或委任律師。