一、零用金定額制
零用金是為了應付金額小、次數多的支出而設的現金，例如郵資、茶水、計程車費。實務上最常用的是定額制：先撥一筆固定金額出去，用掉多少就補多少，讓帳上的零用金永遠維持同一個數字。
| 步驟 | 做什麼 |
|---|---|
| 設定額度 | 依實際支用頻率決定，常見是一到三萬元。撥出時借記零用金、貸記銀行存款。 |
| 日常支用 | 付錢時只留憑證，不逐筆入帳。 |
| 期末撥補 | 彙整憑證造具撥補單，依科目入帳費用，並補足現金至定額。 |
撥補後的檢核公式很簡單：現金餘額 ＋ 本期支用合計 ＝ 零用金定額。對不起來就是有憑證沒交、或是有錢沒登記，當場查比事後查容易得多。
二、報支流程
- 取得憑證：付款當下就要拿到發票或收據，抬頭與統編要正確。
- 黏貼：把憑證黏在憑證黏存單上，一張單一筆，不要疊在一起遮住金額。
- 填單：逐筆填寫日期、科目、摘要、憑證種類與金額。摘要要寫清楚用途與對象，例如「拜訪○○公司計程車費」。
- 核簽：申請人、部門主管、會計、核准四道，金額大小可以設不同的核決層級。
- 撥款與入帳：現金或匯款撥付，同時將費用與可扣抵進項稅額分別入帳。
三、憑證要件
能不能認列費用，看的是憑證。常見的幾種：
| 憑證 | 能不能認列費用 | 進項稅可否扣抵 |
|---|---|---|
| 三聯式統一發票 | 可以 | 可以（須載明公司統編） |
| 電子發票（載具或統編） | 可以 | 載明統編者可以 |
| 二聯式發票、收銀機發票 | 可以 | 不可以 |
| 免用統一發票收據 | 可以 | 不可以 |
| 一般收據、估價單 | 要件齊全才可以 | 不可以 |
| 無憑證 | 原則不可以 | 不可以 |
統編打錯不是小事。發票上的買受人統編錯誤，進項稅額就不能扣抵。發現當下請對方作廢重開最快，等到申報期才處理會麻煩很多。
四、哪些進項稅不能扣抵
就算拿到了三聯式發票，也不是每一筆都能扣抵。營業稅法明文排除的主要有：
- 交際應酬用的貨物或勞務：餐敘、送禮、招待客戶，這是最常被誤扣的一類。
- 酬勞員工個人的貨物或勞務：純屬員工福利性質的支出。
- 自用乘人小汽車：九人座以下的自用小客車，購買與相關費用的進項稅不能扣抵。
- 未依規定取得並保存憑證者。
實務上請會計在登錄時就分開，不要等到申報前才回頭挑，工具裡選到交際費會自動把可扣抵稅額歸零就是這個道理。
五、常見科目的眉角
| 科目 | 注意事項 |
|---|---|
| 旅費 | 出差要有出差報告或行程紀錄佐證，國外出差另有日支費的認定標準。 |
| 交際費 | 稅法上有列支限額，超過部分要調整；進項稅不可扣抵。摘要要寫對象與事由。 |
| 職工福利 | 屬於福利委員會或公司福利性支出，列支有比例限制。 |
| 油料費 | 車輛須為公司所有或有租賃契約，否則容易被認定為個人支出。 |
| 餐費 | 要分清楚是加班誤餐（費用）、員工聚餐（福利）還是招待客戶（交際），三者的處理完全不同。 |
六、內控該注意什麼
- 保管與記帳分開：管零用金的人不要同時負責入帳。
- 定期盤點：至少每月盤點一次現金，並留下盤點紀錄。
- 設金額上限：單筆超過一定金額（例如三千元）就不走零用金，改走請款匯款，留下金流軌跡。
- 不借支、不墊付私人款項：零用金一旦變成私人借支，帳就亂了。
七、常見的五個錯誤
- 發票抬頭開成員工個人：公司無法認列，要重開。
- 交際費的進項稅照扣：申報後被查到要補稅。
- 憑證跨期才報：進項稅額的申報期間有限制，拖太久可能無法扣抵。
- 摘要只寫「雜支」：查核時無法說明用途，容易被剔除。
- 零用金對不起來就先補現金：差異沒查明就填平，問題會一直存在。
八、用工具直接開單
我們把這張單做成了線上工具：逐筆登錄日期、科目、摘要、憑證種類與金額，自動加總並算出可扣抵的進項稅額，選到交際費會自動排除。零用金模式還會檢核現金餘額加支用合計是否等於定額，印出來就有四欄簽核格。
開啟費用撥補單 帳務處理有疑問，找我們討論本文依撰寫時的規定整理，費用認列與進項稅額扣抵涉及個案事實認定，實際適用請以財政部最新規定及所轄稽徵機關見解為準。內容僅供一般參考，不構成個案的稅務意見；個別情況請洽詢本所。